Komunikacja na medal

                    Czy istnieje organizacja która może się pochwalić doskonałą komunikacją wewnętrzną? Zaryzykuje stwierdzenie, że i w tej dziedzinie wiedzy, ideału niestety brak. Nie zmienia to jednak faktu, że naszym celem niezmiennie pozostaje dążenie do doskonałości i ulepszanie obecnych standardów w komunikacji wewnętrznej. Każdy specjalista, ekspert ma w głowie jakiś model komunikacji idealnej, ja posłużę się przykładem Melcrum Publishing, które w 2008 Roku opracowało schemat komunikacji idealnej.

ODBIORCY KOMUNIKACJI: Kluczową kwestią w komunikacji wewnętrznej jest odpowiednia identyfikacja interesariuszy, innymi słowy dopasowanie sposobów komunikacji do potrzeb odbiorcy. Najważniejszy jest dialog z pracownikami, w wyniku którego poznajemy ich opinie i otrzymujemy informacje, co tak naprawdę jest dla nich ważne. Dodatkowo, angażując pracowników w działania strategiczne, dążymy do tworzenia wewnętrznych społeczności, co nie pozostaje bez pozytywnego odzewu.

ZAPLECZE: Każda organizacja posiada zaplecze komunikacyjne, na które składa się strategia komunikacji, a ta z kolei zawsze musi być zgodna z planami biznesowymi firmy. W tym obszarze określamy również harmonogram, grupy docelowe, narzędzia komunikacji oraz cel i sposób pomiaru, efektywność poszczególnych kanałów komunikacyjnych.

MENADŻEROWIE: Zadaniem specjalistów ds. komunikacji jest uświadomienie i wskazanie menadżerom jak istotną rolę odgrywają w procesie komunikacji i jak ich umiejętności komunikacyjne przekładają się na efektywność działań. Do obowiązków specjalisty ds komunikacji należy także udostępnienie odpowiednich narzędzi oraz organizacja odpowiednich szkoleń dla menadżerów, jeśli zachodzi taka potrzeba.

UKIERUNKOWANIE NA STRATEGIE FIRMY: Tworząc i realizując strategie, nie można zapomnieć o poinformowaniu pracowników co robimy, dlaczego i po co. Pracownik musi mieć jasno powiedziane, jak ta strategia się przekłada bezpośrednio na firmę, dział w którym pracuje oraz na niego jako autonomicznego pracownika.

POMIAR EFEKTYWNOŚCI: Każde działanie musi być poddane pomiarowi efektywności, a najważniejsze jest to, by ów pomiar przyniósł faktyczne zmiany na lepsze a nie trafił zapomniany do szuflady.

Model idealnej  komunikacji kształtuje strategia firmy oraz jej kultura organizacyjna. One dają w efekcie zmiany na lepsze, zaangażowanie pracowników, zadowolenie klientów, dumę i reputacje godną najwyższego uznania. Być może nie jesteśmy idealni a komunikacja w naszej organizacji daleko odbiega od powyższego modelu, ale zawsze jest czas na to by dążyć do doskonałości:) 

Strategia komunikacji wewnętrznej, jak to ugryźć? kilka przydatnych wskazówek...

Definicji strategii komunikacji wewnętrznej mamy zapewne tyle co specjalistów z tejże dziedziny. Mnie najbardziej spodobało się porównanie Rachel Miller, "strategia komunikacji jest mapą - szkicem ścieżki, którą idzie organizacja”.  Wcielamy się zatem w podróżnika i określamy:

1. aktualne położenie
2. obrany cel do którego chcemy dotrzeć
3. sposób w jaki tego dokonamy
4. jak długo to potrwa
5. jakie przeszkody możemy napotkać
6. dlaczego ta ścieżka jest najlepsza
7. skąd pewność, że osiągnęliśmy cel (pomiar)

Zanim wyruszymy w naszą  "strategiczną podróż", musimy pamiętać o kilku ważnych kwestiach:

• strategia musi być podparta badaniami (działania audytowe, ankiety pracownicze, sondy, wywiady fokusowe etc.)
• strategia musi się pokrywać z celami biznesowymi firmy 
• musimy dobrze znać nasze grupy docelowe oraz narzędzia przy pomocy których chcemy osiągnąć obrany cel.

Co zawrzeć w strategii:

1. TYTUŁ 
2. CEL BIZNESOWY (do którego odnosi się nasza strategia np. wzrost sprzedaży, podniesienie poziomu motywacji wśród pracowników, co się bezpośrednio przekłada na ich efektywność)
3. STAN AKTUALNY (jak jest i co chcemy zmienić żeby było lepiej)
4. CEL KOMUNIKACYJNY (co jest głównym celem strategii)
5. KLUCZOWE KOMUNIKATY (czytelne, krótkie i łatwe do zapamiętania)
6. SEGMENTACJA/ MAPOWANIE GRUP DOCELOWYCH (dopasowanie treści do poszczególnych grup odbiorców, wyselekcjonowanie grup do których chcemy dotrzeć - różne potrzeby i oczekiwania w poszczególnych grupach docelowych)
7. NARZĘDZIA (kanały którymi chcemy dotrzeć do pracowników + komunikacja zwrotna)
8. POMIAR (definicja osiągniętego sukcesu + kroki jakie podejmujemy po jego osiągnięciu)
9. HARMONOGRAM (kolejność wykonywanych czynności, uzupełniony o przewidywany czas trwania)
10. SKRÓT DLA ZARZĄDU 

Jaka jest a jak powinna być komunikacja wewnętrzna?

   W większości firm w Polsce słyszymy „Na co komu ta komunikacja?”, „Sami sobie poradzimy i bez komunikacji swobodnie się obejdziemy”. Niestety większość z nas myśli, że stanowisko specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej jest zupełnie zbyteczne i zatrudnianie ich to najzwyklejsza strata pieniędzy. Mam wrażenie, że dzieje się tak dlatego, że osoby odpowiadające za ten dział skupiają się zbyt mocno na tworzeniu wewnętrznego PR-u, pozytywnego wizerunku, a nie na wspieraniu kluczowych celów organizacji. Niestety, często narzędzia którymi posługują się specjaliści, w ich ręku stają się niecnymi instrumentami propagandy. Tym samym, w biuletynach firmowych, intranecie, na plakatach, znajdujemy jedynie informacje dotyczące nagród, pochwał i wyrazy uznania dla naszej firmy oraz informacje dotyczące działań z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu. W porządku, ale czy faktycznie tylko to składa się na życie naszej firmy? Niestety często nie bierzemy pod uwagę faktycznych potrzeb komunikacyjnych pracowników i podstawowym składowym firmowej codzienności, staje się komunikacyjny chaos. Naszym grzechem głównym jest unikanie trudnych komunikatów i wyznawanie pokrętnej logiki:

„ Lepiej nic nie pisać o trudnych sprawach, bo to psuje wizerunek organizacji”

„ Bezpieczniej nie umożliwiać pracownikom zadawania pytań, bo mogą się okazać niewygodne i tak nikt nie zechce na nie odpowiedzieć”

„ By nie tworzyć zamieszania, pozwólmy departamentom komunikować w swoich działach, bo oni lepiej się na tym znają”

Prezentując takie podejście do wykonywanej pracy, nie mamy szans na komunikacyjny sukces.

Powstanie bowiem jedynie upiększony obraz firmy, daleko odbiegający od rzeczywistości a pracownicy nadal będą na nas patrzeć jak na zło konieczne.

Co zatem zrobić by stawić czoła wyzwaniu i podnieść znaczenie funkcji komunikacji?

Roman Rostek, Członek Akademii Ekspertów PR wymienia pięć podstawowych zasad:

1. Świadomość nadrzędnych celów dla organizacji i określenie działań komunikacyjnych, które pomogą w ich realizacji.

2. Współpraca z menadżerami.
Specjalista ds komunikacji musi dokładnie poznać firmowy biznes, dokładnie zdiagnozować bariery komunikacyjne i skupić się na przepływach informacji między pracownikami. Współpracując z menadżerami, musimy wcielić się w rolę "wewnętrznego konsultanta”.

3. Uporządkowanie istniejących narzędzi komunikacyjnych.
Czasami nie warto sięgać po nowe kanały informacyjne, bo to może spowodować jeszcze większy chaos informacyjny. Wystarczy skupić się na istniejących i je udoskonalić np. wprowadzając ogólnofirmowego e-newslettera, który zbiera najważniejsze informacje i ogranicza liczbę  wiadomości  od różnych nadawców.

4.  Informowanie o zmianach. 
Moment zmian jest zazywczaj bardzo trudny i może być negatywnie odebierany przez personel, ale jak podkresla R. Rostek jest to również idealny czas na zwiększenie znaczenia komunikacji w organizacji.

5. Nieustanne monitorowanie efektywności komunikacji oraz badanie jak pracownicy oceniają jakość komunikacji w swojej firmie.

Wniosek nasuwa się sam, musimy bardziej skupić się na nadrzędnych celach organizacji i komunikowaniu w szerokim tego słowa znaczeniu, a w dalszej kolejności dbać o pozytywny wizerunek naszej firmy. Chociaż nie umniejszam, to też jest bardzo ważne:)

Uwieść pokolenie Y

Idąc tropem Katarzyny Dulnik podsuwam 10 zasad, które być może pomogą lepiej zrozumieć przedstawicieli generacji Y, ale przede wszystkim pozwolą lepiej wykorzystać ich potencjał w organizacji.

1. Żadnej ściemy!

Nie opowiadamy górnolotnie o wartościach i celach firmy, które nie mają nic wspólnego z rzeczywistością. Przedstawiciele pokolenia Y szybko się zorientują, że to co próbujemy im wmówić, to oszustwo i nie tylko podważą wszelkie deklaracje bez pokrycia, ale przede wszystkim je wyśmieją. Nie mówiąc już o tym, że na pewno nie będą się do nich stosować. Pod młotek pójdą tez wszyscy piewcy bujnych pieśni. Żaden dyrektor, menadżer nie zaskarbi sobie serc pracowników obietnicami świetlanej przyszłości. Stawiamy więc na prawdę i spójną logiczną treść. Bez zbędnego nadęcia, zaszczepiamy wartości, w które pokolenie Y faktycznie uwierzy.

2. Wysłuchaj, co chce powiedzieć!

Generacja Y to ludzie otwarci, którzy chętnie podejmą dyskusje i skonfrontują swoje zdanie z opiniami innych. Nie można więc zamknąć im buzi wskazując gdzie ich miejsce. Takim postępowaniem nie zyskamy zaangażowanych sojuszników w pracy, tylko wrogów. Trzeba zatem otworzyć się na to, co mają do powiedzenia.

3. Bądź mentorem, nie kierownikiem!

Igrekom nie imponuje szczebel na który się wspięli ich przełożeni ani stanowisko które reprezentują. Imponują im tylko wtedy, kiedy inspirują ich do działania. Cóż pozostaje, zakasać rękawy i zapominając o swoich kierowniczych zachowaniach, wcielić się w rolę przewodnika, lidera, który umiejętnie pokaże jak rozwijać posiadane umiejętności i da możliwość realizacji swoich pomysłów.

4. Doceń codzienną pracę!

Słowa konstruktywnej krytyki, są jak najbardziej wskazane, ale balansujmy je z docenianiem codziennej pracy pracowników. Czasem naprawdę niewiele potrzeba, by pracownik poczuł się doceniony. Wystarczy dostrzec jego codzienne osiągnięcia i starania. 

5. Krytykuj, ale zrozumiale i konstruktywnie!

Zanim zaczniemy wytykać błędy, upewnijmy się że dobrze poinstruowaliśmy naszego pracownika. Będąc liderem najpierw uczymy, potem krytykujemy.

6. Zauważ, że podwładny też człowiek!

Każdy szef jest zorientowany na osiągnięcie celu. Tymczasem kluczem do sukcesu jest nastawienie na pracownika i poprzez niego realizowanie zamierzonych działań. Nasz pracownik nie może być trybikiem w maszynie, bo jego potencjał nigdy nie zostanie wykorzystany. Szybciej się wypali lub zrezygnuje.. 

7. Zaoferuj indywidualnie dopasowany pakiet motywacyjny.

Generacja Y jest szczególnie wrażliwa na punkcie zachowania równowagi między życiem prywatnym a służbowym. Silnie walczą o zachowanie swojej tożsamości, w każdym aspekcie życia. Tym bardziej docenią Twoje starania, jeśli zaoferujesz im pakiet motywacyjny dedykowany specjalnie dla nich.

8. Pokaż realną ścieżkę kariery!

Mamienie obietnicami bez pokrycia nie ma szans powodzenia. Ludzie z pokolenia Y muszą mieć jasno nakreśloną ścieżkę kariery lub przynajmniej perspektywę rozwoju swoich umiejętności. Generacja Y uwielbia nowinki, nowe technologie i wszelkiego typu szkolenia, podnoszące kwalifikacje. Każde nowe zadanie, dzięki któremu zdobywają nową wiedzę, traktują jak wyzwanie i awans w karierze zawodowej. Kiedy damy im dostęp do wiedzy, odwdzięczą się zaangażowaniem i nowymi pomysłami.

9. Nie wyznaczaj sztywnych ram!

O ile to możliwe, daj Y możliwość regulacji godzin i miejsca pracy, tak by mogli zachować naturalną potrzebę wolnej przestrzeni. Zaufaj swojemu pracownikowi. 

10. Pozwól mu współtworzyć

Pokolenie Y to indywidualiści, ale nastawieni na pracę w grupie. Lubią dzielić się wiedzą, zdobywać ją od innych i osiągać wspólnie obrany cel. 

Przedstawicielom pokolenia y nie wystarczy zaimponować wielkością czy osiągnięciami firmy, ich trzeba uwieść realnymi korzyściami, które przyniesie im praca w naszej organizacji. Realne korzyści to nie tylko miesięczny dochód, ale przede wszystkim zapewnienie odpowiedniej atmosfery w pracy, dającej możliwość rozwijania umiejętności, poszerzania wiedzy z zakresu nowych technologii i szkoleń podnoszących kwalifikacje. Otwartość, uczciwe podejście i silna osobowość lidera zaskarbi serca przedstawicieli pokolenia y i pozwoli im rozwinąć skrzydła w Waszej firmie.

Jak komunikuje pokolenie Y

Generacja "y" inaczej zwane pokoleniem klapek i iPodów to jak donosi Wikipedia pokolenie wyżu demograficznego z lat 80-tych. To ludzie, którzy głównie komunikują w internecie, na blogach, mikro blogach, facebooku etc. Szeroki dostęp do urządzeń mobilnych pozwala im szybko i sprawnie komentować otaczającą rzeczywistość. Czasem, z małej chmury potrafią wygenerować gigantyczną ulewę i sprawić, że drobne sprawy urastają do rangi niebotycznych rozmiarów, przekształcając się często w ironię i groteskę. Tak np. tworzą się żartobliwe "memy". Pokolenie "y” nieprzerwanie dąży do tego by zaistnieć w mediach społecznościowych, stąd ciągła kreacja i odważna manifestacja swojego "ja". Chodzi przecież o to, by zdobyć jak najwięcej "lajków", innymi słowy zyskać jak największą popularność. Każdy komentarz lub udostępnienie posta to jak zdobycie kolejnego fana. Żeby to osiągnąć, przedstawiciele opisywanej generacji poświęcają temu każdą wolną chwilę, wpisując swoją aktywność w mediach do codziennego harmonogramu zadań. Intensywność działań w środowisku internetowym, sprzyja tworzeniu się pewnego rodzaju kół zainteresowań. Skupiają się zarówno wokół "obiektów" które ich interesują, jak i tych które zdecydowanie nie wpisują się w ich gusta. Są to tzw. hejterzy, którzy bezkompromisowo i bezlitośnie, wyrażają swoją krytykę. W rezultacie dany "obiekt" staje się idolem urastającym do roli guru lub kompletnym bałwanem, który wystawił się na pośmiewisko. Jak pisze Karolina Dulnik, wyróżniającym elementem  tworzenia się owych kręgów jest umiejętność współdziałania. Każdy należący do danego grona zainteresowanych, przekonany do danego pomysłu, chętnie podejmie współpracę i z dumą nagłośni efekt pracy zespołu do którego należy, a także ukaże proces owej aktywności dzieląc się z innymi zdjęciami, filmami etc. Pokolenie "y" to ludzie otwarci i bezpośredni w kontaktach, podchodzący do życia i pracy ze sporą dawką bojowości, ale też solidnego luzu. Są cennym nabytkiem w firmach nastawionych na efektywność. Jak zatem wykorzystać ich potencjał w organizacji?

O tym już w następnym odcinku:)

Bo najważniejsza jest komunikacja

Bo najważniejsza jest komunikacja,... KO MU NI KA C JA Piotruś!" - wykrzykuje przez słuchawkę szef mojego męża. Zdanie to jak mantre powtarza każdym trener, lider zespołu, prezes, etc. My uczymy się na pamięć, przyjmujemy i przekazujemy dalej. Pytanie czy rozumiemy i faktycznie komunikujemy? Spójrzmy na siebie w autobusie, tramwaju, a nawet w parku na spacerze, przechodzimy obok siebie jak niewidzialne cienie, bojąc się odezwać w obawie, że zostaniemy źle odebrani. Gdzie się podziały te czasy, kiedy poznawaliśmy historie życia ludzi dzielących nasz przedział w PKP? Zdarza się, ale rzadko. Raczej wolimy siedzieć szczelnie zamknięci w naszych cudach techniki, bez dostępu świeżego powietrza i drugiego człowieka. Szkoda, bo przecież komunikacja, podobnie jak drugi człowiek są nam niezbędne do życia. Karolina Dulnik na swoim blogu porównała komunikację do powietrza."(...) jest czymś naturalnym, wręcz niezauważalnym. A jednak odczuwamy jej jakość tak, jak odczuwamy jakość powietrza, którym oddychamy. Wpływa ona na atmosferę i zdrowe relacje, także zawodowe. Wynika z naszych postaw i doświadczeń oraz determinuje kolejne. To od komunikacji w dużej mierze zależy nasze funkcjonowanie w grupie i nasza efektywność.(…)" Co zatem zrobić by to powietrze było czyste i przejrzyste a atmosfera sprzyjała naszej pracy? Na początek proponuję byśmy zauważyli siebie nawzajem i wsłuchali się w to co mówią inni.

"Zacznij tam, gdzie jesteś, użyj tego, co masz, zrób, co możesz" (Artur Ashe).