Jaka jest a jak powinna być komunikacja wewnętrzna?

   W większości firm w Polsce słyszymy „Na co komu ta komunikacja?”, „Sami sobie poradzimy i bez komunikacji swobodnie się obejdziemy”. Niestety większość z nas myśli, że stanowisko specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej jest zupełnie zbyteczne i zatrudnianie ich to najzwyklejsza strata pieniędzy. Mam wrażenie, że dzieje się tak dlatego, że osoby odpowiadające za ten dział skupiają się zbyt mocno na tworzeniu wewnętrznego PR-u, pozytywnego wizerunku, a nie na wspieraniu kluczowych celów organizacji. Niestety, często narzędzia którymi posługują się specjaliści, w ich ręku stają się niecnymi instrumentami propagandy. Tym samym, w biuletynach firmowych, intranecie, na plakatach, znajdujemy jedynie informacje dotyczące nagród, pochwał i wyrazy uznania dla naszej firmy oraz informacje dotyczące działań z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu. W porządku, ale czy faktycznie tylko to składa się na życie naszej firmy? Niestety często nie bierzemy pod uwagę faktycznych potrzeb komunikacyjnych pracowników i podstawowym składowym firmowej codzienności, staje się komunikacyjny chaos. Naszym grzechem głównym jest unikanie trudnych komunikatów i wyznawanie pokrętnej logiki:

„ Lepiej nic nie pisać o trudnych sprawach, bo to psuje wizerunek organizacji”

„ Bezpieczniej nie umożliwiać pracownikom zadawania pytań, bo mogą się okazać niewygodne i tak nikt nie zechce na nie odpowiedzieć”

„ By nie tworzyć zamieszania, pozwólmy departamentom komunikować w swoich działach, bo oni lepiej się na tym znają”

Prezentując takie podejście do wykonywanej pracy, nie mamy szans na komunikacyjny sukces.

Powstanie bowiem jedynie upiększony obraz firmy, daleko odbiegający od rzeczywistości a pracownicy nadal będą na nas patrzeć jak na zło konieczne.

Co zatem zrobić by stawić czoła wyzwaniu i podnieść znaczenie funkcji komunikacji?

Roman Rostek, Członek Akademii Ekspertów PR wymienia pięć podstawowych zasad:

1. Świadomość nadrzędnych celów dla organizacji i określenie działań komunikacyjnych, które pomogą w ich realizacji.

2. Współpraca z menadżerami.
Specjalista ds komunikacji musi dokładnie poznać firmowy biznes, dokładnie zdiagnozować bariery komunikacyjne i skupić się na przepływach informacji między pracownikami. Współpracując z menadżerami, musimy wcielić się w rolę "wewnętrznego konsultanta”.

3. Uporządkowanie istniejących narzędzi komunikacyjnych.
Czasami nie warto sięgać po nowe kanały informacyjne, bo to może spowodować jeszcze większy chaos informacyjny. Wystarczy skupić się na istniejących i je udoskonalić np. wprowadzając ogólnofirmowego e-newslettera, który zbiera najważniejsze informacje i ogranicza liczbę  wiadomości  od różnych nadawców.

4.  Informowanie o zmianach. 
Moment zmian jest zazywczaj bardzo trudny i może być negatywnie odebierany przez personel, ale jak podkresla R. Rostek jest to również idealny czas na zwiększenie znaczenia komunikacji w organizacji.

5. Nieustanne monitorowanie efektywności komunikacji oraz badanie jak pracownicy oceniają jakość komunikacji w swojej firmie.

Wniosek nasuwa się sam, musimy bardziej skupić się na nadrzędnych celach organizacji i komunikowaniu w szerokim tego słowa znaczeniu, a w dalszej kolejności dbać o pozytywny wizerunek naszej firmy. Chociaż nie umniejszam, to też jest bardzo ważne:)